Elektronik Belgelerin Arşivlenmesinde Gerçekliğin ve
Bütünlüğün Korunması¹
Preservation of Integrity and Authenticity in the Archiving of
Electronic Records

Cengiz AYDIN² ve Fahrettin ÖZDEMİRCݳ

BİLGİ DÜNYASI, 2011, 12 (1) 105-127

Öz

Belgeler, bilgi teknolojilerinin kurumsal yapılarda yoğun bir şekilde kullanılmasıyla birlikte
elektronik ortamda yönetilmeye başlanmıştır. Elektronik belgelerin kurumsal yapı içinde yoğun bir
şekilde kullanılmaya başlanması sağlıklı bir arşivlemeyi ve buna bağlı olarak elektronik belgelerin
gerçekliğini ve bütünlüğünü korumayı zorunlu hale getirmiştir. Buna yönelik sağlıklı çözümler
geliştirmek elektronik belge yönetim sisteminin başarısı açısından büyük önem taşımaktadır. Bu
makalede, elektronik belgelerin, bilgi teknolojileri bağlamında gerçekliğinden ve bütünlüğünden
taviz vermeden uzun dönem arşivlenmesi için gereken hususlar ortaya konulmuştur.

Anahtar sözcükler: Elektronik belge yönetimi, e-Arşivleme, e-Belge bütünlüğü, e-Belge
gerçekliği, Dijital koruma, Dijital imza

Abstract

Records have become to be managed in electronic media ever since information technologies
were used in institutional structures intensively. The use of electronic records in institutional
structures makes it compulsory to make a good archiving, and hence to realize the protection of
the authenticity and integrity of electronic records. It is significantly important to find sustainable
solutions to this for the success of management systems of electronic records. In this article, the
necessary issues in order to provide the sustainable archiving of electronic records and protecting
the authenticity and integrity of them are explained.

Keywords: Electronic records management, e-Archiving, Integrity of e-records, Authenticity
of e-records, Digital preservation, Digital signature

Giriş

Elektronik belgeler, genel olarak bilgisayar teknolojilerine dayalı bir yapı içerisinde
iş süreçleri sonucunda üretilen, işlenen ve arşivlenen belgelerdir. Bu çerçevede
üretilen belgelerin etkin arşivlenmesi ve güvenli erişim yapısı içinde kullanılması
gerekmektedir. Zira arşivleme sistemindeki zafiyet ya da erişim sistemindeki güvenliğe
yönelik açıklar elektronik belgelerin gerçekliğini ve bütünlüğünü tehlikeye sokacaktır.
Bu açıdan elektronik belgelerin gerçekliğini ve bütünlüğünü koruyan bir yapı içinde
arşivlenmesi kaçınılmaz bir zorunluluktur. Bu yasal ve idari açıdan karşılaşılabilecek
muhtemel sorunları önleyecek ve elektronik belgelerin delil vasfının korunmasını
sağlayacaktır. Bu bağlamda, elektronik imzanın geçerliliğinin zamana bağlı olup,
sürekliliğinin sağlanamaması gibi gerçekliği ve bütünlüğü tehdit edecek elektronik
imza sorunları ve bilgi teknolojilerinin kullanılmasından kaynaklanan olumsuzlukları
çözüme kavuşturmak ya da asgari düzeye indirmek için gerekli çalışmaların yapılması
bir zorunluluk olarak ortaya çıkmaktadır.

Etkin arşivleme sistemi, beraberinde iyi işleyen elektronik belge yönetim sistemini
gerektirir. Arşivlemeye ve güvenli erişime ilişkin teknolojik altyapının ve e-belge yönetim
modellemesinin yetersiz olduğu kurumlarda e-belge üretmek ve e-arşiv oluşturmak
kurumun kendi bilgi birikimine erişimini sekteye uğratacaktır. Bununla birlikte elektronik
belge yönetimi sistemi içinde, belgelerin gerçekliği ve bütünlüğü önemli risklerle karşı
karşıya kalacak ve teknolojik sürdürülebilirlik imkânsız hale gelecektir.

Elektronik Belge ve Yönetimi

Belge deyince kurumsal yapı içindeki iş süreçleri sonucunda her türlü ortamda üretilen
belge anlaşılmaktadır. Bu açıdan bilgi teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak belge
kavramı, elektronik anlayış içinde değerlendirilmeli, tanımlanmalı ve bu çerçevede
yönetilmelidir. Bu kapsamda elektronik belge; bilgisayar ya da diğer elektronik cihazlar
aracılığıyla elektronik ortamda iş süreçleri sonucunda üretilen, arşivlenen, erişilen,
iletilen ve imha edilen her türlü belgeyi ifade eder. Bununla birlikte dijitalleştirilmiş kâğıt
belgelerin, elektronik belge sayılabilmesi ve yasal açıdan gerçekliğinin olabilmesi için
dijitalleşme sırasında değişime uğramadığına dair değiştirilemez bir zaman damgasının
vurulması gerekmektedir. Bu işlem dijitalleştirme faaliyeti esnasında olabileceği
gibi, dijitalleştirilen belgeye ayrı bir zaman damgası işlemi yapılmak suretiyle de
gerçekleştirilebilir (Aydın, 2010, s. 44). Böylece dijital belgenin gerçekliği ve bütünlüğü
korunmuş olur. Ancak yasal açıdan dijital ortama aktarılmış kâğıt belgelerin geçerliliğini
kabul eden kanuni hükümler henüz bulunmadığı için delil niteliği taşımamaktadır.
Bununla birlikte dijitalleştirilen belgelere vurulan zaman damgası elektronik belgelerle
ilgili kanunlar bağlamında değerlendirilerek yasal açıdan kabul edilebilir.

Elektronik dokümanlar, uygulama yazılımları ve bilgisayar kullanımıyla dijital
ortamda üretilen ve depolanan bilgi ya da veri dosyalarıdır. Değişik manyetik ve optik
depolama ortamlarında bilgisayar yazılım ürünleri vasıtasıyla oluşturulurlar. Bir başka
ifade ile elektronik doküman, elektronik ortamda belgenin üretimi, düzenlemesi,
gönderilmesi, alınması ya da depolanması olarak tanımlanabilir (California Records and
Information Management [CalRIM], 2002, s.3).

Elektronik belge ile elektronik doküman aynı değildir. Elektronik doküman,
elektronik belge hüviyetini ancak kurumsal işlemlerde kullanıldığında ve bu işlemlerin
delili olarak saklandığında kazanır. Örneğin, kelime işlemci programı kullanılarak
yazılan resmi bir yazı, bütün onay süreçleri tamamlanana kadar elektronik doküman
niteliğindedir. Onay süreçleri tamamlandığında, yani kurumsal yapı içinde nihai onay
makamı imzaladığında ise elektronik belge hüviyetini kazanır. Elektronik doküman
sistem içinde saklanabilir ve bir sonraki resmi yazıya temel oluşturmak için kullanılabilir.
Ancak elektronik belge resmi bir nitelik kazandığı için değiştirilemez özelliktedir. Bu
belgeyi dokümandan ayıran temel özelliktir.

Belgelerin elektronik ortamda bulundurulması etkin bir e-belge yönetimi
için yeterli değildir. Bu bağlamda entelektüel kontrol sağlamak ve etkin yönetimi
gerçekleştirmek için elektronik belgeler üretilmeden önce e-belge yönetim sistemine
sahip olmak gerekir. Sistem tasarımında belge yönetim sürecinin aşamaları göz önünde
bulundurulmalı ve sistem yaklaşımı benimsenmelidir. Sistem tasarlama aşamasında, her
bir belgenin üretimi ve tanımlamasıyla ilgili sistematik bir şekilde saklama sürelerinin
ve imha tarihlerinin belirlenmesi, güvenli erişim ve koruma, belli belgelere erişimin
kısıtlanması ve kimin yetkili olduğunun belirlenmesi gibi konularda kararlar alınmak
durumundadır (Shepherd, 1994, s. 42). Bu nitelemelerin birçoğu rutin belge yönetim
aktiviteleridir. Elektronik belgelerde belge üretilmeden önce, işin başında yönetim
sistemi oluşturulmalı, belge yönetim gereksinimleri, operasyonel iş süreçleri dahil olmak
üzere, belgelerin üretilmesi, imhası, saklanması gibi yasal ve arşivsel gereklilikler sistem
tasarımında belirlenmeli ve tanımlanmalıdır. Bu bağlamda Elektronik Belge Yönetim
Sistemi (EBYS), belgenin yaşam döngüsü çerçevesinde oluşturulmalıdır. Kâğıt belgenin
yaşam döngüsü üretilmesinden itibaren başlarken, elektronik belgelerin yaşam
döngüsü bilgisayara dayalı bilgi sisteminin tasarım aşamasında başlamalıdır (Kandur,
1999a, s. 40) Bu açıdan, e-belgenin üretimi, saklama süresi, imhası, sınıflandırılması
ve sistem içinde akışıyla ilgili kararlar bu aşamada alınmalı ve bu çerçevede sistem
oluşturulmalıdır.

E-Belgelerin Arşivlenmesinde Temel Gereklilikler

Elektronik belge yönetiminde arşivleme, büyük oranda paylaşılmış bilginin
düzenlenmesi, organize edilmesi ve ulaşılabilirliğinin sağlanmasına dayanmaktadır.
Arşivleme sistemi, elektronik belgeleri saklama süreleri boyunca yönetilebilmelidir.
Arşivleme sistemi e-belge yönetimi uygulamalarıyla bütünleşik bir yapıda çalışmalıdır.
Rhodes (1991, s.16), elektronik belgelerin arşivlenmesinde öncelikle dikkate alınması
gereken hususları şöyle sıralamaktadır:

◊    Depolanan materyal: Ne tür materyalin arşivleneceğinin, yani materyalin hangi
formatta olacağının belirlenmesi (veri, grafik, video gibi formatlardan hangilerini
içereceği),

◊    Ne kadar süreyle saklanacağı ve ne kadar süreyle kullanım ihtiyacı olacağı:
Elektronik belgenin ne kadar süreyle saklanacağının ve kullanım ihtiyacının ne
kadar süreceğinin belirlenmesi (buna göre arşivleme ortamlarının belirlenmesi),

◊    Ne tür kullanımın olacağı: Kullanıcıların belgeye ne şekilde ulaşacağının tespiti
(çevrimiçi ya da tam metin erişim ve iletim gibi),

◊    Belge, yaşam döngüsünün hangi aşamasında dijital olacak: Elektronik ortamda
üretilmeyen belgenin yaşam döngüsünün hangi aşamasında dijital olacağının
tespiti,

◊    Uzun dönem saklama kriterleri nelerdir: Hız, fiyat, kapasite, kolay taşınabilirlik
ve süreklilik gibi uzun dönem saklama kriterlerinin belirlenip, buna dönük
gerekliliklerin yerine getirilmesi.

Uzun dönem arşivleme açısından, uygun standartların göz önünde bulundurulması,
özel olmayan veri formatlarının kullanılması, zorunlu standartlarla uyumlu olarak
gerekli dokümantasyon ve üst verinin sağlanması büyük önem taşımaktadır (Hollier,
2001). Uzun dönem arşivleme açısından benimsenmiş tek bir çözüm bulunmamaktadır.
Teknolojide yaşanan hızlı değişim buna etken olmakla birlikte bazı ortak yaklaşımlarda
bulunmaktadır. Bilgi teknolojilerindeki hızlı değişim, temel olarak arşivlenecek belge
formatını ve gelecekte etkin kullanım sağlayacak teknolojik bileşenleri kapsamaktadır
(Sproull ve Eisenberg, 2005, s. 21). Teknolojik değişime yönelik planlamanın önemli
unsurunu yazılım ve donanım oluşturmaktadır. Yani, arşivleme işlemlerinin de
gerçekleştirildiği elektronik belge yönetim sisteminin temelini oluşturan yazılım ve
donanım unsurlarının, değişen teknolojiyle uyumunu sağlamak için belli periyotlarla
gözden geçirilmesi ve gereken değişikliklerin yapılması sağlanmalıdır.

Arşivlemede, ülkelerin milli arşivleri gibi yetkinliği ve yeterliliği olan belirli bir merkez
tarafından belirlenen teknik standartların ve bilgi teknolojileri mimarisinin kullanılması
ve benimsenmesi kurumlararası belge paylaşımı açısından önemlidir. Ulusal ve
uluslararası standartların ortaya koyduğu teknik özelliklere uygun sistemler, benzer
sistemler arasında belgelerin paylaşım ve erişimini sağlayan, birbirleriyle konuşabilen
bir yapı oluşturmayı sağlayacaktır.

Kamuya açık olmayan kişisel bilgiler içeren gizlilik derecesi yüksek belgeler, verilen
zaman diliminde şifreli formda arşivlenmelidir. Elektronik belgeler, üstlendiği fonksiyon
gereği ve ağ üzerinden iletilmesi sırasında güvenlik amacıyla bazen şifrelenirler.
E-belgelerin, güvenlikle ilgili yasal ve idari düzenlemelerin öngördüğü çerçevede
şifrelenmiş formda muhafaza edilmesi gereklidir. Ancak, şifre çözme anahtarının
kaybolması ya da tahrip olması, şifrelenmiş belgelere erişmede bazı kayıplara sebep
olabilir. Güvenlikle ilgili böyle bir tespitin yapılması, kurumların elektronik belgeleri
şifrelenmiş formda arşivlemeyi tercih etmemelerine yol açabilir. Bu açıdan şifre çözme
anahtarlarının etkin muhafazasının önemi konusunda kurum gereken tedbiri almalıdır.

Elektronik belge saklama gerekliliklerini karşılayan saklama çözümleri, elektronik
belgelerin orijinal işlevselliğini gereken düzeyde muhafaza etmelidir. Birçok e-belge,
eğer orijinal ortamında sahip olduğu işlevini yerine getiremiyorsa ya da kullanılamıyorsa
anlamını ve yararlılığını kaybetmiş demektir (A National Electronic Commerce
Coordinating Council E-Sign Policy Workgroup [NECC E-Sign Policy Workgroup] 2001,
s. 9). Bu açıdan, e-belgenin güncel teknolojiyle işlenebileceği ya da kullanılabileceği
formatta muhafaza edilmesi önemli bir gerekliliktir. Bu gerekliliğin, elektronik belgelerin
bileşenleri arasındaki bağlantıları ve bağlamı korunmalıdır. Böylece elektronik belgelerin
anlamını açıklamak için, bütün gerekli dosya yapıları ve belge bileşenleri arasındaki
ilişkiler belgenin saklama periyodunda muhafaza edilebilecektir. Örneğin, elektronik
olarak imzalanmış belgeyi doğrulamak için kullanılan açık anahtarın belgenin saklama
periyodunda muhafaza edilmesini gerektirir.

Resmi belgelerin değiştirilemeyeceği anlamına gelen tamlık, bütünlük ve
gerçekliğinin sağlanması önemli bir zorunluluktur. Kurumda saklama sürelerinin sona
ermesinden sonra devlet arşivlerine gönderilecek, elektronik dosyaların ve dosyaların
içerdiği belgelerin bütün bağlamsal bilgileri içermesi ve bu bağlamsal bilginin, belgenin
bir parçası ya da sürümü ya da eki olarak arşivlenmesi gereklidir.

Elektronik belgelerin uzun dönem arşivlenmesi açısından zaman içindeki
güvenirliliğini ve kullanılabilirliğini sağlamak için taşıma, koruma, üst veri ve XML
(Extensible Markup Language - Genişletilebilir İşaretleme Dili) gibi araçlar, yalnızca
belgelerin korunmasına yardımcı olmaz; aynı zamanda gerçek değerlerinin fark
edilmesinde desteleyici rol oynar. Teknolojik gelişim, yazılım ve donanımın hızla
değişmesine neden olmakta ve kurumları zor seçimlerle karşı karşıya getirebilmektedir.
Buradaki esas hedef, bilginin güvenirliliğinin ve yararlılığının, verimli ve etkin maliyetle
korunmasıdır. Kurum elektronik belgelerle ilgili bir koruma planına sahip olmalı ve
bu plan, yazılım ve donanımdaki değişiklikleri, depolama ortamlarındaki kısıtlamaları
ve bilginin potansiyel kullanım değeri gibi hususları içermelidir (Minnesota Historical
Society, 2004, s. 2).

Elektronik belgelerin yaşam süresi, depolama ortam türüne bağlı olarak
değişebilmektedir (Minnesota Historical Society, 2004, s. 4). Belgeler, çeşitli yazılım
uygulamaları kullanılarak farklı dosya formatlarında üretilir ve depolanırlar. Zaman
içinde, yazılım uygulamalarının yeni sürümleri çıkacak ya da kullanımdan kalkacaktır.
Sürümü yükseltilmiş yazılım uygulamaları, daha önceki sürümde üretilmiş belgeleri
aynı özellikleriyle okuyamayacak ve saklayamayacaktır. Bu durumda yazılımın koruması
bir seçenek olabilir, ancak maliyetle ilgili soruların ötesinde, yazılımın zaman içinde
çalışamaz duruma gelmesi ve belgelere erişememe riskiyle karşı karşıya kalınması daha
önemli bir sorun olarak değerlendirilmelidir. Arşivlemenin devamlılığı açısından ortak
bir çözüm; yazılım ortamının sürekli değişmesiyle birlikte, dosyaların bir sürümden
diğer bir sürüme ve bir formattan diğer bir formata dönüştürülmesi olacaktır.

Arşivlemede önemli hususlardan biri de hata sezme ve düzeltme işlemidir. Veri
bir uçtan diğer uca aktarılırken bazı bitler bozulabilir, bunun alıcı tarafından sezilmesi
büyük önem taşımaktadır (Çölkesen ve Örencik, 2008, s. 45). Öyle ki, veri paketinin
içerisinde taşınan veri yükü bitleri bozulabileceği gibi paketin başlık kısmındaki alıcı
veya gönderici adres de bozulabilir. Bu durumların sezilmesi ve mümkünse belgenin
bütünlüğüne zarar vermeyecek şekilde düzeltilmesi gereklidir. Uzun dönem saklanması
gereken belgelerin veri yapılarının bozulma olasılığı bulunmasından dolayı, arşivleme
sisteminde hata sezme ve düzeltme teknikleri kullanılmalıdır. Hata sezmek için kullanılan
tekniklerden bazıları yalnızca hata olup olmadığını sezerken, bazıları da belirli oranda
hata düzeltmesi yapar. Hata sezme ve düzeltmede kullanılan teknikler; boyuna fazlalık
sınaması, çevrimli fazlalık sınaması ve doğrusal hata düzelten hamming kodlamasıdır
(Çölkesen, 2008, s. 55).

Arşivlenen ya da arşivlenecek veri veya e-belge üzerinde bazı işlemlerin yapılma
olasılığı vardır. Bunlar yeni veri ya da e-belge kaydetme, mevcut veriyi güncelleme,
mevcut veri ya da e-belgeyi silme ve bu yapı içinde bilgi arama gibi işlemlerdir (Kurnaz,
2008, s. 239). E-belge özelliğini kazanmış bir yapı üzerinde ise yukarıda bahsedilen iş¬
lemlerden güncellemenin yapılması söz konusu olmamalıdır. Zira yapılacak değişiklik
ya da güncelleme, elektronik belgenin bütünlüğünü ve gerçekliğini ortadan kaldıracak¬
tır. E-belgeyi silme gibi diğer işlemler de elektronik belge yönetim sistemi içinde belirli
bir plan, program ve yetki çerçevesinde yapılmalıdır.

Kayıp olmaları ya da zarar görmeleri durumunda kurumun varlığının tehlikeye
girmesi ve kişilerin haklarının kaybolması gibi olumsuz sonuçlar doğmasına sebep
olan hayati belgelerin korunması elektronik belge yönetiminin belge muhafaza
aşamasında önemli bir rol oynamalıdır (Menkus, 1996, s. 4). Zira hayati belgeler, felaket
ve acil durumlarda korunması zorunludur. Hayati belgelerin ne olduğu kurumun
yapısı ve işlevine göre değişebilmektedir. Mesela; doğum, ölüm ve evlilik belgeleri
hayati belgeler kategorisine girmektedir. Bu bağlamda hayati belgelerin korunması,
devamlılığı sağlayacak bir planlama çerçevesinde geliştirilmelidir. Hayati belgelerin
bir nüshası, kurum dışında kontrol altında güvenli bir ortamda arşivlenebilir (Aydın,

2003, s. 41). Bu anlamda elektronik belge saklama birimleri çevresel şartlara, elektrik
ve manyetik alanlara karşı duyarlı olması sebebiyle bilginin güvenli kopyasının harici
saklama birimlerine aktarılması gerekmektedir (Kandur, 1999b, s.16). Bu yüzden
elektronik belge arşivleme ortamları sürekli kontrol altında olmalı ve okunabilirliğini
sağlayıcı önlemler alınmalıdır. Bununla birlikte teknolojik değişimlere paralel olarak
yeni ortamlara transferini gerçekleştirmek gerekmektedir.

Arşivleme Mekân Özellikleri

Elektronik belgelerin gerçekliğinin ve bütünlüğünün korunması ve arşivlemenin
sağlıklı yürütülebilmesi açısından fiziksel depolama alanlarının oluşturulmasında ya
da seçilmesinde bazı hususların göz önünde bulundurulması gereklidir. E-ortamda
bulunan belgelerin etkin koruması için öncelikle elektronik belgelerin bulunduğu
donanımların depolamasını sağlayacak uygun fiziksel ortamların belirlenmesi ve
düzenlenmesi gerekmektedir. Arşivleme işlemleriyle ilgili politikaların kurum belge
yönetim stratejileriyle ilişkisinin açık bir biçimde belirlenmiş olmalıdır.

Elektronik belgelerin arşivlendiği donanım unsurlarının bulunduğu mekânların
doğru seçimi etkin arşivleme açısından önemli bir husustur. Bu hususlara paralel
olarak elektronik arşivlemenin sağlıklı yapılabilmesi için State of North Dakota'nın ERM
(Electronic Records Management) Kılavuzu (1998)'nda çevresel ve ortama ilişkin şu
hususlara dikkat çekilmektedir:

◊    Depolama araçlarından her türlü yiyecek ve içeceğin uzak tutulması, bu alanlara
yiyecek ve içecekle girilmemesi,

◊    Depolama disklerinin ve bantlarının dikey pozisyonda ve tozdan uzak bir ortama
muhafaza edilmesi,

◊    Depolama disklerinin ve bantlarının uygun ısı ve nemde muhafazasının
sağlanması (ısı ve nemde ani dalgalanmalar ya da değişimler, bantların
bozulmasını hızlandırabilir),

◊    Elektronik belgelerin düzenli bir şekilde yedeklerinin alınması (böylece makine
ya da insan hatasından oluşabilecek bilgi kayıplarının önlenmesi sağlanacaktır),

◊    İkincil kopyaların, orijinal depolama ortamlarından farklı bir ortamda
muhafazasının sağlanması,

◊    Belli aralıklarla depolama disklerinde ya da bantlarında herhangi bir veri kaybının
olup olmadığının test edilmesi, varsa düzeltilmesi ve buna ilişkin kayıpların
nereden kaynaklandığının bulunması,

◊    Uzun dönem arşivlenen ya da sürekli arşivlenmesi gereken elektronik belgelerin
bulunduğu ortamların belirli aralıklarla test edilmesi ve yeni depolama
ortamlarına sağlıklı bir şekilde aktarımının sağlanması,

◊    Depolama disklerinin ve bantlarının temiz ortamlarda muhafaza edilmesinin
sağlanması,

◊    Depolama disklerinin ve bantlarının telefon da dâhil olmak üzere güçlü elektrik
ve manyetik akımlardan uzak tutulması,

◊    Yetkisiz kişilerin elektronik belgelerin bulunduğu bilgisayarlara, bantlara,
disklere ya da dokümanlara erişiminin engellenmesi sağlanmalıdır.

Bu bağlamda arşiv mekânlarının düzenlenmesiyle ilgili ulusal ve uluslar arası
standartlar da mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır. Türkiye'de arşiv mekânlarının
özellikleri ile ilgili yayınlanmış olan "TSE 13212: Arşiv Mekânlarının Düzenlenmesi"
standardı arşiv mekânlarının düzenlenmesinde dikkate alınmalıdır. Ancak, arşiv
mekânında elektronik belgelerin depolandığı fiziksel araçlar bulunacağı için standartta
belirtilen bütün hususların uygulanması söz konusu olmayacaktır. Özellikle yapı ve
iç donanım özellikleri bölümünde arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kuralların
belirtildiği kısım değerlendirmeye alınmalıdır. Elektronik belgelerin depolandığı fiziksel
araçlar, sistem odası diye tabir edilen mekânlarda da muhafaza edilebilmektedir. Bu
elektronik belge yoğunluğuna ve bunun için gerekli donanıma göre değişebilmektedir.
Yani, ayrı bir elektronik arşiv mekânı da duruma göre oluşturulabilmektedir. Ancak
her iki durumda da temel yaklaşım, çevresel tehlikelere, kazalara ve bilinçli saldırılara
karşı dayanıklı elektronik arşiv mekânlarının oluşturulmasıdır. Bunun için de, çevresel
tehlikeler olarak nitelenebilecek yangın, duman, toz, deprem, patlama, aşırı sıcaklıklar,
yıldırım, titreşim, nem ve suya karşı uygun önlemlerin alınması gereklidir. Ayrıca arşiv
mekânına yönelik bilinçli olabilecek saldırılara karşı kapı denetimi ve alarm sistemi
mutlaka oluşturulmalıdır. Bununla birlikte elektronik belgelerin arşivleneceği fiziksel
mekânın ağ yapısının büyük miktarlardaki bilginin, ses, veri ve görüntü şeklinde iletim
ve paylaşımını sağlayan; internet, intranet, video konferans, IP telefonu vb. uygulamaları
destekleyen yapısal kablolamaya sahip olması gereklidir. Bu elektronik belge yönetim
sisteminin hızlı, sağlıklı ve problemsiz çalışması için dikkate alınması gereken hususlardır.

Arşivlemede Teknolojik Unsurlar

Elektronik belgelerin sisteme bağımlı çalışmalarından dolayı üretildiği yazılım ve
donanımın korunması ya da gelişen bilgi teknolojileri bağlamında yenilenmesi
gerekmektedir. Elektronik belgelerin arşivlenmesinde birinci önemli husus bağlı
olduğu donanımdır. Bu yüzden elektronik ortamdaki veriler belli bir zaman sonra
kullanılmaz duruma gelebilir. Optik diskler kimyasal bileşimine göre sürekliliği
değişebilmektedir (Shepherd, 1994, s. 43). Optik diskler için 10-15 yıllık bir ömür ifade
edilse de, çok daha kısa bir sürede bozulmalar olmaktadır. Diğer yandan sabit diskler
verileri iletemez duruma gelebilir. Teknolojik bağlamda makinelerin çok hızlı bir şekilde
değiştiği düşünülürse, geleceğin arşivlerinde e-belgelerin erişilebilirliğini sağlamak için
bir makine müzesi oluşturulmasına ihtiyaç duyulacaktır. Bunun mümkün olamayacağı
düşünülürse, gelişen bilgi teknolojilerine paralel olarak oluşturulan elektronik belge
yönetim sisteminin donanımının sürekli güncellenmesi gerekmektedir. İkinci önemli
husus yazılımdır. Elektronik verilerin işlenmesi, erişilmesi ve okunması gibi fonksiyonların
yazılıma göre değişiklik göstermesi nedeniyle yazılımlardaki değişimler takip edilerek
gelişmelere paralel olarak eski elektronik belgelerin yeni yazılımlarla uyumlu bir şekilde
çalışması sağlanmalıdır.

Yukarda ifade edildiği gibi yazılım ve donanımla ilgili teknolojik bileşenler,
elektronik ortamda üretilen ve depolanan bilginin okunması ve işlenmesi için gerekli
teknolojik unsurlardır. E-belge, ayrıntılı bir bilgi sisteminin ve/veya kodlarının ne
ifade ettiğini çözmek için bilgi teknolojilerine ihtiyaç duymaktadır. Teknolojik ürünler
anlamında tek bir markaya bağımlılığı önlemek için, farklı markalarda teknolojik
bileşenler alınmalı ve sistemin farklı marka ürünleri üzerinde de sağlıklı çalışması için
gerekli çalışmalar yapılmalıdır (Sproull ve Eisenberg, 2005, s. 23). Bu bağlamda bilgi
teknolojileri; sistemin tasarımı ve analizi, verinin dönüşümü, bilgisayar programlama,
e-belge depolama ve iletim, ses, video ve veri iletişimleri, sistem kontrolleri, simülasyon,
insan ve makine arasındaki etkileşimin tamamı dahil olmak üzere bütün bilgisayara
uyarlanmış ve otomasyonu yapılmış işlenmiş bilginin teknolojik unsurlarının tamamı
anlamına gelmektedir (CalRIM, 2002, s. 7). Bilgi teknolojilerinin yönetimi, planlama,
bütçeleme, organize etme, yönetme, eğitim, değerlendirme ve bilgi teknolojileri
uygulamalarıyla ilişkili diğer kontrol aktivitelerini yürütmektir. Dolayısıyla bu yönetim
süreci bilgiyi toplamak, kaydetmek, işlemek, depolamak, erişmek, göstermek ve
iletmek için tasarlanmış, oluşturulmuş yönetimsel prosedürler, donanım ve yazılımları
içerir. Bu süreç, aynı zamanda ilgili personel, danışman ve uygulayıcıları da içine alır.
Bilgi teknolojileri bağlamında değerlendirildiğinde, e-belgelerin arşivlenmesinde,
fiziksel depolama ortamları ve buna bağlı yazılım ve donanım ömürleri nedeniyle bazı
sorunlarla karşı karşıya kalınmaktadır (Aydın, 2010, s. 68). Aslında, bilgi hangi ortamda
bulunursa bulunsun, hepsinin belirli ve sınırlı bir yaşam süresi bulunmaktadır. Bir
bilginin değeri, uzun bir depolama süresinden sonra okunabilmesine ve erişilebilir
olabilmesine bağlıdır (Stamatiadis, 2005, s. 56). Elektronik arşivleme, karmaşık ve çok
yönlü teknolojik unsurları içermesi nedeniyle, arşivleme açısından diğer ortamlar için
söylenebilecek zaman sınırının dışında tutulmalıdır.

Donanım teknolojisindeki gelişmeler yazılımların daha çok işlevinin olmasını
gerektirirken, yazılım sektöründeki gelişmeler ise daha iyi bir donanımı gerektirir. Kısaca
hem donanım hem de yazılım sektörü sürekli birbirlerinin sınırlarını zorlamaktadır.
Yazılımlar, elektronik belge yönetimi açısından en önemli faktördür. Mevcut sistemler,
genellikle ilgili firmaya özgüdür ve birçok firma kendilerince kapsamlı çözümler
sunmaya çalışmaktadır. Her bir ürünün, kullanıcı ara yüzü, veri yapıları, işlem akışı,
kuruma özgü bir ürün olarak kapalı bir şekilde muhafaza edilmektedir (Oatway,

2004, s. 4). Bu faktörler, kurumsal yapıya özgü yazılım çözümlerinin geliştirilmesi ve
devamlılığının sağlanmasını zorunlu kılmakta, diğer taraftan sistemin sürdürülebilirliği
için uluslar arası standartların dikkate alınmasını kaçınılmaz kılmaktadır.

Genel nitelikli paket yazılımlar gerek mali açıdan ve gerekse güvenlik açısından
elektronik belgelerin yönetilmesinde önemli riskler taşımaktadır. Firmaya bağımlı
bir çözümün kullanılması, uzun vadede ciddi sorunlara sebep olabilmektedir. Alınan
paket yazılımların uygulanmasında ve güncellenmesinde ek maliyetlerin oluşması
kaçınılmazdır. Kurumsal olarak ortaya konulacak yazılım çözümleri tercih edilmeli, ancak
burada önemli sorun sürdürülebilirlik olacaktır. Bu açıdan en önemli nokta, kurumlarda
yeterli uzman personelin bulunamaması nedeniyle teknolojik değişimlere paralel
olarak yazılımlarda gerekli güncelleme işlemlerinin yapılamamasıdır. Günümüz dinamik
teknolojik ortamında kurumların bunu başarmaları oldukça zor gözükmektedir. Ayrıca
birlikte işlerlik açısından kurumsal yazılım eğilimleriyle ilgili bir değerlendirmenin de
yapılması gereklidir. Çözüm ise kurum yapısına ve uluslararası standartlara uygun
çözümler geliştirmek için sisteme ihtiyaç duyan kurum ile bu konuda çözüm sunan
firmaların birlikte çalışarak uluslar arası standartlara uygun kurumun ihtiyaçlarını
karşılayacak sistemlerin geliştirilerek kullanılmasıdır.

Uygun Arşivleme Ortamı Çözümlerinin Seçimi

Günümüzde e-belge depolanması için var olan birçok ürün; daha hızlı geri iletim
gerektiren aktif dosyaların ve geri iletimi daha yavaş olan arşivsel dosyaların her ikisinin
de karakteristiğini kapsamaktadır (Shamir, 1996, s. 12). Elektronik belgelerin depolama
ortamlarını seçerken ya da bir depolama ortamından başka bir depolama ortamına
aktarırken göz önünde bulundurulması gereken faktörlerle ilgili olarak State of North
Dakota'nın ERM Kılavuzu (1998)'nda şu hususlara dikkat çekilmektedir:

◊    Saklama planlarında belirlenmiş, saklanması onaylanmış belgelerin hacmi ve türü,

◊    Elektronik belgeleri elde bulundurmak için gerekli bakım hususları,

◊    Elektronik belgelere erişim ve depolama maliyeti,

◊    Elektronik belgelerin geri iletimi için erişim zamanı,

◊    Elektronik belge yönetim sistemine bağlı olarak zaman içinde elektronik
belgelere erişebilirlik,

◊    Depolama ortamının taşınabilirliği (seçilen depolama ortamının birden fazla
firma tarafından önerilecek araçlarla yürütülmesi ya da aynı ürünler arasında
taşınabilirliği),

◊    Depolama ortamlarının, mevcut standartlara uygunluğudur.

Uzun dönem arşivleme açısından manyetik bant türü en uygun depolama seçeneğini
sunmaktadır. Ömürleri teoride belirtilen diğer depolama seçeneklerine göre daha
fazladır. Ancak erişim açısından çok yavaş oldukları önemli bir gerçektir. Uygun nem ve
sıcaklık ortamında saklanılırsa 10 yıllık bir ömür biçilmektedir. Bu açıdan pasif aşamada
bulunan bir elektronik belge için en uygun depolama ortamıdır. Genel bir yaklaşımla,
aktif elektronik belgeler için sabit disk, yarı pasif elektronik belgeler için ise harici
depolama çözümler önerilebilmektedir. VTL (Virtual Tape Library) teknolojisi etkin bir
arşivleme yapılması açısından önemli bir çözüm sunmaktadır. Zira bu teknoloji, verinin
nerede, ne kadar süre kalacağını ve erişileceğini noktasında depolama seçenekleri
arasında etkileşimli bir yapı sunar ve sabit diskte saklanan ve belli bir süre sonra arşive
aktarılması gereken belgelerin sağlıklı bir şekilde manyetik bantlara aktarılmasını
sağlar. Tabi ki buna ilişkin tanımlamaların ve göndermelerin sistem içinde yapılması
gerekmektedir (Aydın, 2010, s. 75).

Elektronik belgelerin uzun dönem arşivlemesi açısından depolama ortamları kritik
bir öneme sahiptir. Bu açıdan seçim yaparken elektronik belge yönetim sistemimin
teknoloji bağlamında bütün unsurları dikkate alınmalı ve bu çerçevede bir planlama
yapılmalıdır. Bu çerçevede Dollar (1999, s.40) tarafından ortaya konulan; "depolama
ortamları seçerken göz önünde bulundurulması gereken kriterler" mutlaka dikkate
alınmalıdır. Bu kriterler aşağıda değerlendirilmiştir:

◊    Büyük Çapta Depolama Kapasitesi: Büyük çapta depolama araçları fiziksel olarak
küçülme eğilimindedir. Bir başka deyişle daha küçük çapta bir fiziksel depolama
aracı daha büyük çapta elektronik belgeleri saklayabilmektedir. Fiziksel olarak
fazla yer kaplamayan depolama araçlarının kullanılması bu kapsamda önemlidir.
Uzun dönem arşivleme açısından, elektronik belge üretim yoğunluğu da göz
önünde bulundurularak yüksek depolama kapasitesine sahip araçlar seçilmelidir.

◊    Yüksek Veri Transfer Hızı: Bir depolama aracının veri transfer hızı; bir megabaytlık
bir verinin transferi için gerekli zaman süreci olarak tanımlanmaktadır. Yüksek
hızda bir veri transferi yapmak, okumak için ve verinin bir depolama aracından
diğer bir depolama aracına taşınmasında daha az zaman kullanılması demektedir.
Genellikle yüksek maliyetli bir disk, yüksek hızda bir veri transferi demektedir. Bu
açıdan seçim yaparken yüksek hızda bir depolama aracı seçilmeli, aksi takdirde
uzun vadede ciddi mali ve yasal kayıplar oluşabilir.

◊    Depolama Aracının Ömrü: Dijital depolama aracının ömrünün disk yüzeyinde
okumadaki ortalama ömrün üzerinde olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
Ayrıca, disk yüzeyinde okumadaki ortalama ömür, elektronik belgeyi işlemek
ve iletmek için kullanılan yazılım uygulamasının ortalama ömründen daha
uzundur. Bu açıdan elektronik belgenin kullanılabilirliğini uzatmanın tek yolu,
yeni disk ve yazılımlarla desteklenmiş yeni depolama ortamlarına periyodik
olarak transferinin yapılmasıdır.

◊    Uygunluk: Bu kriter, depolama teknolojisinin esas amacı ile uzun dönem erişim
gereklilikleri arasındaki uygunluğu ifade etmektedir. Bütün dijital depolama
araçları uzun dönem erişim açısından sağlıklı çalışmaz. Bu açıdan uzun dönem
erişim açısından sunulan özel çözümler tercih edilmelidir.

Büyük çapta depolama açısından sunucu bilgisayarlar ve buna bağlı sunucu diskler
büyük önem taşımaktadır. Bilişim teknolojilerinde sunucu, belirli bir servisi sunmak
için üretilmiş yazılım ya da donanımı ifade eder. Sunucu bilgisayarlar, aynı anda
birçok kullanıcıya hizmet vermek zorunda oldukları için donanımsal olarak kullanıcı
bilgisayarlarından çok daha güçlü bir yapıdadır. Sunucu sistemler, aynı anda birçok
bilgisayara hizmet etmek zorunda oldukları için kullanıcı isteklerine yeterli hızlarda cevap
vermek zor olabilir. Özellikle elektronik belge yönetim sisteminin çalıştığı sunucular
kullanıcı isteklerini cevaplarken disklerini yoğun olarak kullanmak zorundadırlar.
Disklerdeki veriyi çok hızlı okuyup, yazılacak veriyi çok hızlı yazmak zorundadırlar. Bu
yüzden sunucu sistemlerde yüksek performanslı hızlı diskler kullanılır. Bunu sağlamak
için, yani veri erişim hızını artırmak için RAID (Redundant Array of Independent Disk)
çözümleri de kullanılmaktadır. RAID, birden fazla diski tek bir diskmiş gibi kullanarak,
hızı ve hata toleransını arttırmak için kullanılan teknolojidir (İmamoğlu, 2008, s. 34).
RAID çözümler, sunucu bilgisayarlara takılan disklerin tek disk gibi hareket etmesiyle
hız artışı sağlar ve olası disk bozulmaları durumunda veri kayıplarını önler.

Depolama ortamının seçimiyle birlikte, depolama bağlamında kullanılan sistem
yaklaşımının seçimi de önem taşımaktadır. Temel olarak üç değişik sistem seçeneği
bulunmaktadır. Bunlar; DAS (Direct Attached Storage), NAS (Network Attached Storage)
ve SAN (Storage Area Network)'dır (Saraçoğlu, 2006, s. 1). DAS, temel olarak bir veya
daha fazla disk sürücüsü doğrudan bir sunucu bilgisayara bağlı olarak tanımlanabilir.
NAS bu sistem dosya-tabanlı olup kaynaklar doğrudan yerel ağa bağlı çalışır. SAN
sistemi ise doğrudan sunuculara bağlanarak ağ trafiğini etkilemeden veri depolama
kapasitesi sunmaktadır. Kurumların depolama mimarisinde yapacakları seçimler
sistemin bütününü etkileyebilir. Eğer yeterli yönetimsel araçlar mevcut değilse, yüksek
performans gerektiren uygulamalarda bazı sunuculara çok yüklenirken diğerleri
boş kalabilmektedir. Yukarıda tanımlanan depolama sistemleri arasında SAN; yüklü
sunucular arasında dengeleme görevini yerine getirerek maliyetin düşmesine de
katkıda bulunur. Ayrıca sistem gereksiz dosya kopyalarını veya veri bütünlüğünü
bozacak uygulamaları ortadan kaldırır. Ancak yüksek maliyet gerektirmesi sistemi en
önemli dezavantajıdır (Saraçoğlu, 2006, s. 1). Bu tür sistemler seçilirken kurumların
esneklik, kolaylık ve toplam sahip olma maliyetini düşünmeleri gerekmektedir.
Depolama sistemleri donanımın giderek daha da önem kazanan bir parçasıdır. Bu
bağlamda yüksek güvenirlilik, ölçeklenebilirlik, performans ve çoklu platform desteği
için tasarlanan depolama çözümleri tercih edilmelidir.

Arşivlemede Uygun Dijital Koruma Tekniklerinin Kullanılması

Elektronik ortamda depolamada her gün yeni teknolojinin ortaya çıkmasına rağmen,
elektronik ortamda depolanmış önemli miktarda bilgi bozulmakta ve kaybolmaktadır.
Dijitalleştirme çalışmalarındaki sorunların ve başarısızlıkların farkına varılırken,
analog bilgiden farklı olarak dijital bilgilerin sonsuza dek kalacağını düşünme eğilimi
bulunabilmektedir (Aydın, 2010, s. 82). Buna rağmen çok büyük miktardaki dijital bilgi,
içinde yer aldıkları diskin bozulmasından dolayı da kaybolabilmektedir. Günümüzde
20 yıl önce popüler olan 8 inch'lik bilgisayar diskinden bir şey okumak, hemen hemen
imkânsızdır. Dolayısıyla uzun bir zaman önce arşivlenmiş büyük miktardaki bilgiler
kaybolma ve kullanılamama riskiyle karşı karşıya kalabilmektedir (Sitts, 2000, s. 164).
Daha fazla kaybı önlemek için dijital bilginin yaşam süresiyle ilgili konunun ciddi bir
şekilde ele alınıp çözülmesi gerekmektedir.

Yazılım ve donanımdaki bu hızlı değişim uzun dönem arşivleme açısından ciddi
bir soruna sebep olmaktadır. Bu durum dosya formatları, depolama ortamları, yazılım
ve donanım sistemleriyle ilgili problemleri içermektedir (Sitts, 2000, s. 166). Bugünün
kelime işlemcisi daha eski bir sürümle üretilmiş dosyaları okuyamamaktadır Dolayısıyla
oluşturulan elektronik belgelerin yıllar sonra okunabilir ve kullanılabilir olmasında
ciddi sorunların olacağı önemli bir gerçektir. Bu durum, bir formattan diğer bir formata
dönüştürmenin çalışmalarını nasıl etkileyebileceğini anlamaları için de önemli bir
göstergedir. Bununla birlikte, dijital koruma tekniklerinden taşıma ve yazılım eskimesi
konuları henüz tam anlamıyla çözülmemiş sorunlardır.

Elektronik belgelerin zaman içinde kullanılabilir kalmasını sağlamak için
uygulanabilir dijital koruma tekniklerini, bütüncül bir yaklaşımla değerlendirmek
gerekmektedir. Dijital koruma yaklaşımlarından bir tanesi, belgeleri destelemek için
gerekli bütün dokümantasyon, yazılım ve donanımın muhafaza edilmesidir. Gerçekçi
olmayan bu bakış açısı, bilgisayar müzesi yaklaşımı olarak da bilinmektedir. Elektronik
belgelerin korunmasına yönelik en yaygın yaklaşım, taşıma ve dönüştürme tekniklerinin
birleştirilmesiyle ortaya çıkan tekniktir (Minnesota Historical Society, 2004, s. 5). Taşıma,
dosyaların değerlerini korumak amacıyla, dosyaların yeni ortama ya da bilgisayar
platformuna nakledilmesidir. Dönüştürme, dosyaların bir formattan diğer bir formata
değiştirilmesini gerektirir ve Microsoft Word gibi özel bir formattan düz metin ya da
XML gibi özel olmayan formata taşınması şeklinde de olabilir. Süreçte veri kaybından
korunmak için, ne tür değişiklikler olacağını ve bu değişikliklerin kabul edilebilir olup
olmadığını belirlemeye yönelik başlangıç testleri ve analizleri mutlaka yapılmalıdır.
Taşıma ve/veya dönüştürme gibi işlemlerde üst veriye erişilebilirliğin korunmasına özel
dikkat gösterilmesi gereklidir. Uygun bir şekilde planlandığı ve yürütüldüğü zaman,
taşıma ve dönüştürme yaklaşımı muhtemelen günümüzde geçerli olan en kolay ve
maliyet etkin koruma metodunu ifade etmektedir.

Diğeri, elektronik belgelerin korunmasında öykünüm (benzemeye çalışma) yaklaşımı
elektronik belgelerin muhafazasını tam olarak karşılamamaktadır. Ayrıca bir strateji
olarak da işlerliği bulunmamaktadır. Eskimiş yazılım ve donanım yapılarından uygun
ortamlara aktarılmamış elektronik belgelerin onlarla birlikte yok olması muhtemeldir.
Sonuç olarak, öykünüm çözümü çalıştırılsa bile elektronik belgelerin delilsel niteliği
korunamayacaktır. Elektronik belgelerin delil olarak korunmasının gerekli olduğu
durumlar için ciddi sorunlar yaşanabilir. Dijital bilginin gelecekte okunabilir olmasını
sağlamak için uzun dönem stratejiler üzerinde dikkatle durulmalıdır (Bearman, 1999, s.
2). Maalesef gelecekte okunabilir olmak tek başına elektronik belgelerin korunması için
yeterli değildir. Elektronik belgenin delil vasfını zaman içinde kaybetmesi uzun vadede
ciddi sorunlar yaratacaktır.

Kurumlar, e-ortamlarda uzun dönem saklamak için depolanan belgeleri korumada
kullanılacak taşıma stratejilerini geliştirmelidir. Belgenin ve taşıma yönteminin
doğruluğu sağlanmak zorundadır (Public Records Office of Victoria, 2000, s. 4). Taşıma,
belge ya da belirli dosya türleri için bir depo olarak kullanılan araçların eskimesinden
dolayı, korunmaya yönelik stratejilerdir. Ortam türü eskiyebilir ve geçerli yazılım
bununla çalışmayabilir. Dosyaların geçerli biçime aktarımını ve içeriğinin korunmasını
temin edecek taşıma programının uygulamaya konmasına ihtiyaç vardır (CalRIM, 2002,
s. 28). Her dönüştürmede hata ya da özelliklerin kaybolması riski bulunur. Bu durum,
elektronik belgenin bütünlüğünü önemli ölçüde tehlikeye sokar. Değiş-tokuşun
(dengelemenin) dikkatli bir şekilde değerlendirilmesi gerekmektedir.

Dijital arkeoloji ve teknolojik koruma yöntemlerinin uzun dönem arşivleme
açısından kullanabilirliği söz konusu değildir. Zira dijital arkeoloji yönteminin uzun
dönem arşivlenmiş ortamlarda başarı oranı oldukça düşüktür. Bu yöntem, daha çok
güncel uygulamalarda ve donanım çevrelerinde başarılı olmaktadır. Teknolojik koruma
ise, gerek felaketten kurtarma stratejilerine uygun bir yöntem olmaması, gerekse
bozulan donanım ve yazılım unsurunun yerine uzun vadede aynısını koyma imkânı
olmaması dolayısıyla hiçbir şekilde kullanılabilir değildir. Ayrıca bakım ve eski donanım
bulma maliyeti oldukça yüksektir. Bu açıdan uzun dönem arşivleme açısından bu
yöntemlerin kullanılabilirliği oldukça düşüktür.

Arşivlemede Elektronik Belgelerin Gerçekliğinin ve
Bütünlüğünün Korunması

Kurumsal yapı içinde elektronik belgenin gerçekliği, bütünlüğü, güvenliği ve
erişilebilirliğinin sağlanması gereklidir. Elektronik belgeler idari, yasal ve arşivsel
gereksinimler için kullanılabilir, geri iletilebilir, ulaşılabilir olmak zorundadır.

Elektronik belgeler doğaları gereği kolayca üretilebilir, düzeltilebilir ve imha
edilebilirler (Dickman, 2002, s. 54). Bununla birlikte eğer kurumlar elektronik belgeleri
yasal süreçte ya da denetim aşamasında delil olarak kullanacaksa, elektronik belgenin
bütünlüğünün korunması bağlamında gerekli olan iki unsuru sağlamalıdır. Bunlar;
güvenirlilik ve gerçekliktir. Yani elektronik belgelerin, kurumsal ve yasal ihtiyaçlar
çerçevesinde kullanılabilmesi için güvenilir ve gerçek olmaları gerekmektedir. Bu iki
unsur bölünmez bir bütünün iki parçasıdır. Güvenirlilik belgenin kapsadığı ya da sahip
olduğu gerçekliği devam ettirmesidir. Yani bir elektronik belgenin üretiminden itibaren
aynı içeriği ve değeri muhafaza etmesidir. Güvenirlilik iki faktöre bağlıdır (Duranti, 2001,
s. 43): Bunlardan birincisi, belge formunun tamam olma derecesi, yani belgenin bir
bütün olarak belge şeklini taşımasıdır. Örneğin bir imza ya da terim eksikliği önemlidir.
İkincisi ise; belge üretim aşamasında gösterilen kontrolün derecesidir. Bu iki faktörün
yerine getirilme durumu belgenin güvenirlilik derecesini belirler. Gerçeklik ise belge
yapısının aynı şekilde korunması ve tahrip edilmemesidir. Yani belgenin oluşturulduğu
andaki içeriğinin korunmasıdır.

Belgelerinin bütünlüğü ve aslına uygunluğu elektronik belge yönetiminin
ilgilendiği önemli konulardan birisidir. Gerçek belge, usulüne uygun olarak yetkili
kişi ya da kuruluş tarafından oluşturulmuş belgedir. Bir belgenin bütünlüğü, o belge
üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmaksızın korunması demektir. Kâğıt belgelerin
aslına uygunluğunu ve bütünlüğünü sağlamak için, belgeyi üreten ve iletenden belge
kullanıcısına kadar saklama zinciri oluşturulmasını sağlayan teknikler kullanılmaktadır
(Sproull ve Eisenberg, 2005, s. 59). Aynı teknikler elektronik belgelerde de uygulansa
bile, elektronik belgelerin yapısı aslına uygunluğu ve bütünlüğü sağlamak için ek
tekniklerin kullanılmasını zorunlu hale getirmektedir. Dijital teknikler kâğıt belgeler için
mevcut tekniklerden daha güçlü teminat vermeye elverişlidir. Ayrıca, elektronik belgeler
tahrifata ve onaysız değişikliklere karşı daha hassastırlar. Elektronik belgelere yetkisiz
erişimin gerçekleşmesi durumunda; bütünüyle kopyalanabilir, silebilir, değiştirebilir ya
da belgeler üzerinde denetim ile belirlenebilmesi zor değişiklikler yapılabilir. Ancak bilgi
teknolojilerinde artan deneyim, elektronik belgelerde yapılan değişiklikleri belirleme
konusunda farkındalık oluşturmaktadır.

Elektronik belgeyi göndereni doğrulamak ve belgenin değiştirilmediğine emin
olmak gereklidir. Her bir belgenin bütünlüğünü belirlemek ve göndericiyi doğrulamak
için bir takım politikalar ve prosedürler belirlenmesi bir zorunluluktur. Bu politikalar ve
prosedürler, kurumlar tarafından alınan farklı türdeki elektronik belgelerin bütünlüğünü
ve gerçekliğini tespit etmede önemlidir. Bu politikalar, belgelerin uygun olmayan bir
şekilde açıklanması ve değiştirilmesinden ortaya çıkacak maliyet ve potansiyel riskleri
de içine alacak şekilde hazırlanmalıdır. Kurumlar genel devlet alt yapısına uygun internet
ve e-posta politikaları geliştirmeli ve uygulamalıdır (Aydın, 2010, s.101).

Arşivlemede Gerçeklik ve Bütünlüğe Yönelik Tehditler

Elektronik belgelerin bütünlüğünü tehlikeye sokacak hatalar, kayıtlar doğrulandıktan
sonra ya da iletildikten sonra da arşive sızabilir. Bu donanımın aksamaya uğramasından,
işlemsel hatalardan, yazılım arızasından, kasıtlı saldırılardan ya da bunlara benzer başka
nedenlerden kaynaklanabilir. Hatalar arşivdeki her bir dosyanın başka bir kopyası ile
kıyaslanması, dosyanın okunması, mevcut sağlamasının (hash) hesaplanması ve bu
sağlamanın o dosya için korunan kopyası ile karşılaştırılması sonucu tespit edilebilir. Bu
kıyaslamaları yapacak sürekli bir sürecin olması gereklidir. Böylece hataların fark edilmesi
sağlanmış olur (Sproull ve Eisenberg, 2005, s. 65). Bütünlük kontrolü başarısızlığa
uğradığında, hem onarım hem de araştırma gerekli olur. İlk olarak, geçersiz veri,
arşivde tasarlanan 'artık' mekanizması tarafından sağlanan yansımalardan ya da yedek
kopyalarından geri alınır. İkinci olarak, hatanın nedeninin araştırılması gerekmektedir.
Hatalı bütünlüğün bütün durumlarını kesin bir şekilde araştırmadaki başarısızlık, arşivi
koruma konusunda da başarısızlığa neden olacaktır (Sproull ve Eisenberg, 2005, s.66).

Belge yeni bir ortama ya da formata aktarıldığında, yapılan işlem belgenin
bütünlüğünde bir kısım değişimlere sebep olabilir. Analog ortamdan dijital ortama
aktarımda yaşanan sorunların, tamamıyla dijital ortamda yapılan benzer işlemlerde
yaşanmayacağı yanılgısına düşmemek gereklidir. Dijital ortamda yapılacak işlemlerde
dosya formatı ve boyutu aynı gözükse de belgenin bütünlüğünü etkileyecek bir
takım sorunların olması muhtemeldir (Sitts, 2000, s.171). Uygulamada, belgelerini
aynı kelime işlemcinin bir önceki sürümü kullanılarak başarılı bir şekilde kopyalama
yapılabilmektedir. Ancak bu işlemde, sayfa ortalama, alt çizgi, font değişiklikleri gibi
formatlar ve çift tırnak gibi özelliklerini kaybı söz konusu olmaktadır. Bu emulasyon
uygulamaları için doğru olabilir. Çünkü bu çalışmaların yaratıcıları uygulamanın
hangi kısmını dönüştüreceğinin seçilmesini zorunlu kılmakta ve tek tek her parçayı
benzetmeyi ya da dönüştürmeyi öngörmemektedir. Bu husus belgenin bütünlüğünü
tehlikeye sokar. Bu çerçevede, yazılım ve donanım güvenirliliği dahil olmak üzere sistem
performansının test edilmesi gereklidir. Yazılım ve donanımın güvenirliliği, elektronik
belgelerin gerçekliğini ve bütünlüğünü etkiler. Cihazların bozulması, elektronik
belgelerin içeriğini değiştirebilir. Eğer elektronik belge üretmek ve depolamak için
kullanılan veri işleme araçları ve yazılımları güvenilir değilse, belgelerin bütünlüğü
sağlanamayabilir (Aydın, 2010, s. 102).

Elektronik belgenin gerçekliği ve güvenirliliği açısından fiziksel ve çevresel güvenlik
kontrollerinin sürdürülmesi gereklidir. Fiziksel ve çevresel tehditlerin, özellikle kırılgan
çevrimdışı ortamlarda depolanan elektronik belgeler üzerinde etkileri vardır. Kurumsal
güvenlik programı, büro mekânı, veri merkezi ya da donanım içeren odalar, sistem
elektrik tesisatı, destek hizmetleri, yedekleme ortamları ve diğer sistem unsurlarında
fiziksel erişim ve uygun çevresel şartları göstermelidir. Güvenlik programının aynı
zamanda, yangın, kullanım hatası, yapısal göçme ve tesisatla ilgili bozulmalar gibi
tehditleri de göstermesi gereklidir.

Yazılım uygulamalarının değişik fonksiyonları, bilgisayarda üretilen belgelerin
bütünlüğünü ve durumunu etkileyebilir. Elektronik belgelerin uygun araçlarda
kaydedilmesi gerekmektedir, aksi halde bilgisayar kapatıldığında ya da uygulamadan
çıkıldığında belgeyi kaybetme riskiyle karşı karşıya kalınabilir (CalRIM, 2002, s. 18).
Elektronik belgenin kopyalanması sürecinin, bütünlüğünün bozulmasında doğrudan
etkisi olabilmektedir. Bu etki, kopyalama süreci tesadüfen yanlış yönde oluşursa ortaya
çıkabilir. Eğer kullanıcı, taşınabilir diskte yedek kopya oluşturursa ve yedek kopyayı daha
sonra sabit diske aktarırsa, dosyanın önceki sürümü mevcut dosyayla yer değiştirebilir.
Bu tip durumlar da belgenin bütünlüğünü tehlikeye sokar.

Gerçeklik ve Bütünlüğü Korumaya Yönelik Tedbirler

Dijital denetim araçları elektronik belgelerin bütünlüğünün kontrolü ve sağlanması
açısından önemlidir. Belgelerin dijital denetimi temel olarak, bütünlük kontrolünü
sağlayan ve belgelerin arşive gönderilmesini ve arşivden iletilmesini güvence altına
alan kriptografik tekniklerin kullanılmasına dayanmaktadır (Sproull ve Eisenberg,
2005, s.60). Kriptografik teknikler, aslına uygunluk ve bütünlük için temel araçlar sağlar.
Bunlar kriptografik algoritmalara dayanır ve bu algoritmalar sahteciliği sayısal olarak
imkânsız hale getirir. Ayrıca bütünlüğü kontrole yönelikte teknikler kullanılmaktadır.
Sağlama (hash) özümlemesini hesaplama tekniği bu çerçevede kullanılan bir
yöntemdir. Bu teknikle, güvenli sağlama algoritması kaydı oluşturan dijital bitlerden
kompakt sağlama özümlemesi hesaplanır (Sproull ve Eisenberg, 2005, s. 60). Yaygın
olarak kullanımda olan birçok algoritma vardır. Standart güvenli sağlama algoritması
bunlardan biridir. Belge iletimi sırasında, herhangi bir değişiklik olursa, bu farklık bir
mesaj özümsemesiyle sonuçlanacaktır. Belge, yönetim sistemine ilk girdiği zaman
hesaplanan sağlama özümsemesi, iletimden sonra oluşan değerle kıyaslanarak belgenin
bütünlüğü doğrulanır. Belgenin oluşturulduğunda hesaplanan sağlama özümsemesi
değişikliğin olup olmadığını tespitte kanıt niteliğindedir. Ayrıca, bu tekniğe benzer
olarak, gönderilen ve alınan belgenin aynı olduğundan emin olmak için kullanılan
çeşitli kriptografik teknikler vardır. Bir elektronik belge, belgeyi kullanan herhangi bir
kişi tarafından doğrulanan dijital imza oluşturarak aslına uygun hale getirilebilir. Belge
herhangi bir şekilde değiştirilirse, imza kontrolü başarısız olacaktır. Elektronik belgenin
orijinalliğini doğrulamak için kullanıcı girdiyi aslına uygun hale getirme etiketini ve
doğrulanmış aslını ortak anahtar kabul ederek, ikinci tuşlamalı kriptografik iletim içeren
algoritma gerçekleştirir (Sproull ve Eisenberg, 2005, s. 61). Çıktı iki terimli bir değerdir,
orijinalliği doğrulanmıştır ya da orijinalliği doğrulanmamıştır. Orijinalliği doğrulanmıştır
terimi objenin özel anahtara sahip olan biri tarafından oluşturulduğu anlamına gelir.
Kişinin, özel anahtarın varsayılan sahibinin o anahtarı koruduğuna güvenmesi gerekir.
Böylece, o kişinin aslına uygunluk etiketini oluşturan kişi olduğundan emin olunur.

Belgelerin bütünlüğü açısından değerlendirildiğinde; belgelerin, üretimi, ortamı
ve yönetimi belli yasal emirlere, iş ihtiyaçlarına ve geçmişteki deneyimlere bağlıdır.
E-belgenin bütünlüğünün korunması değerlendirildiğinde risk yönetimi kavramı
faydalı olabilmektedir. Risk yönetimi, risk analizine bağlı olarak potansiyel faydaya bağlı
riskleri, bu riskleri belirlemek için seçenekli ölçümleri düşünmeyi ve bu analize bağlı
olarak riskleri en iyi belirleyen ölçümleri uygulamayı gerektirir. Elektronik belgelerin
bütünlüğünü tehlikeye sokacak risklerin tespit edilmesi ve buna ilişkin tedbirlerin
alınması büyük önem taşımaktadır (Aydın, 2010, s.104).

Elektronik belgelerin üretilmesinde, alınmasında ve muhafaza edilmesinde
kullanılan süreçlerin ve usullerin doğruluğu ve güvenirliliği, e-belgelerin gerçekliğini,
bütünlüğünü ve güvenliğini göstermede kritik faktörlerdir. Bu faktörler, e-belgelerin
üretilmesi ve muhafaza edilmesi için kullanılan belirli teknolojilerden, formatı ya da
ortamından çok daha önemlidir. Kurumlar, yasal ya da diğer işlemlerde elektronik
belgelerinin kabul edilmesini bekliyorlarsa, bu süreçleri ve usulleri tespit etmeli,
belirtmeli ve belgelendirmelidir (NECCC E-sign Policy Workgroup, 2001, s. 5). Bu
bağlamda eğitim de kritik bir öneme sahiptir. Eğitim, özellikle belgelerin üretimi ve
muhafazasında kullanılan sistemin personel tarafından yeterli düzeyde devamlılığının
sağlanması açısından önemlidir. Ayrıca, e-belgelere erişim ve kullanım için ihtiyaç
duyulan teknolojik platform ve depolanması için kullanılan ortamın kırılganlığına
bağlı olarak ortaya çıkan belli yönetim konularından kurumsal yetkililerin haberdar
olmasının sağlanması da önemlidir. Kurumsal yetkililerin, elektronik belgelerin yönetimi
konusundaki sorumluluklarının farkında da olmaları gerekir. Ayrıca e-belgelerin yasal
saklama sürelerinde erişilebilir ve yasal işlemlerde kabul edilebilir olmalarını sağlamları
konusundaki bu sorumluluklar özenle yerine getirilmelidir (Aydın, 2010, s.105).

E-belgeler erişilebilirliklerini desteklemek için uygun şekilde muhafaza edildiğinden
emin olunması gerekmektedir. Elektronik belgelerin alınmasında ve iletilmesinde,
belgelerin yetkisiz kişiler tarafından bozulmasını ve tahrif edilmesini önlemeye yönelik
tedbirler alınması büyük önem taşımaktadır. Bunları yapmada başarısız olma durumu,
belgelerin gerçekliğini ve bütünlüğünü tehlikeye sokabilir. Elektronik belgelerin
alınması, üretilmesi ve dosyalanmasına ilişkin net süreç ve usullerin geliştirilmesi ve
belgelendirilmesi gereklidir (Aydın, 2010, s. 105). Politikalar ve prosedürler, hangi
işlemle işin tamamlandığını belirtmekle birlikte, kabul edilebilir belge formatlarını ve
belge üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmamasını sağlayacak şekilde güvenli bir
depolamayı içermelidir.

Elektronik belgelerin bütünlüğü açısından, belgenin düzenlendiği zamanın
şüpheye yer bırakmayacak şekilde bilinmesi gerekmektedir. Zaman kaşesi fonksiyonu
bu açıdan önemli role sahiptir. Bilgisayar işletim sistemlerindeki tarih ve saat ayarı çok
kolay değiştirilebilmektedir. Bu nedenle onay makamları talep üzerine dijital tarihleri,
bir zaman kaşesi ile birlikte bildirmeye mecburdurlar. Bu çerçevede e-belgenin alındı
zamanı ve tarihini belgelendirme açısından muhafaza edilmesi gereklidir. Birçok
resmi işlemlerde bu bilgilerin belgelendirilmesi önemlidir. Yüksek riskli uygulamalar
konusunda, güvenli ya da güvenilir zaman-tarih damgası, elektronik zaman ve tarih
damgası uygulayan güvenir ve tarafsız üçüncü parti uygulamalarda kullanılabilir.
Güvenilir zaman yetkilisi, bunun gibi elektronik zaman damgaları uygular. Güvenilir
zaman damgası, açık şifreleme düzeni içinde sağlanabilen diğer bir hizmettir (NECCC
E-sign Policy Workgroup, 2001, s. 6).

Bazı iş süreçleri ya da yasal gereklilikler, alınan e-belgelerin doğrulamasını gerektirir.
Doğrulama, uygulamanın türüne bağlı olarak farklı formlarda yapılabilir. Yüksek
güvenlikli ortamlarda, farklı bir yolla ayrı bir doğrulama tavsiye edilir. Yasal, denetim
ve diğer amaçlara yönelik elektronik belgelerin kabulü, elektronik belgeleri üretmek
için kullanılan sistemin sağlamlığının gösterilerek gerçekliğini ve güvenirliliğini tespiti
şartına bağlıdır (NECCC E-sign Policy Workgroup, 2001, s. 12). Belge üreten sistemlerin,
doğru ve uygun şekilde iş süreçlerinin gerçekleştirildiğini göstermeleri zorunludur.
Bu amaca yönelik başarılı bir şekilde kullanılan, elektronik belgelerin güvenirlilik ve
gerçekliğini korumaya yönelik çabalarda belge yöneticisine yardımcı olacak bazı
öneriler geliştirilmelidir. Belge yöneticisinin, sistemin, normal iş süreçlerini uygun, doğru
ve güvenilir biçimde yerine getirdiğinden emin olunmalıdır (Aydın, 2010, s. 106). Bunun
için, sistem yönetim politika ve prosedürlerinin belgelendirilmesi ve tanımlanması
gereklidir. Bu tip tanımlamalar belge bütünlüğünü destekleyecek unsurlardır.

Elektronik belgelerin bütünlüğü aşağıdaki hususlar çerçevesinde korunabilir
(NECCC E-sign Policy Workgroup, 2001, s. 13):

◊    Bilgi teknolojisi üreticilerinin tavsiyelerine uygun olarak, bakım yapmaya ek
olarak rutin bir şekilde yazılım ve donanımın test edilmesi,

◊    Yazılım ve donanımın tedariki, yüklenmesi ve bakımıyla ilgili dokümantasyonların
muhafaza edilmesi,

◊    Sistem faaliyetlerinin ve performansının güvenirliliğini belgelendirmek amacıyla
işlem kayıtları ve çalıştırma planlarının muhafaza edilmesi.

Kurumlar, yüksek riskli sistemler için harici teknik değerlendirme ya da denetimi
düşünmelidirler. Benzer sistemlerin bağımsız kontrolü ve denetimi, sistemin ve
ürettikleri elektronik belgelerin güvenirliliğini belgelendirilmesini sağlayabilir. Sistem
ya da uygulama işlemleri ve kullanıcı aktivitelerinden oluşan işlem geçmiş raporunun
muhafaza edilmesi gereklidir. Uygun araçlar ve prosedürler ile birlikte, işlem geçmiş
raporu; kişisel sorumluk, yetkisiz giriş belirleme ve problem tespitleri de dâhil
olmak üzere güvenlikle ilgili bazı konularda başarıya ulaşılmasında yardımcı olabilir.
İşlem geçmiş raporunun, hangi olayların olduğunu ve kimin sebep olduğuyla ilgili
yeterli bilgiyi içermesi gereklidir. Bunlar, sistemde depolanan elektronik belgelerin
bütünlüğüne ek olarak, sistemin güvenirliliğini ve sağlamlığını belgelendirmekte
kullanılabilir. Eğer mümkünse işlem geçmiş raporu, belgelerin alınması, işlenmesi ve
muhafaza edilmesi sırasında otomatik olarak yerine getirilmelidir. Bu kapsamda erişimle
ilgili benzer uygulamalar gerçekleştirilmelidir. E-belgelerin belli metotlarla erişilebilir
olabileceği göz önünde bulundurulmalıdır. Bu erişim metotlarının erişenle ilgili
tanımlayıcı bilgileri ve belgede yapılan değişikliklerin içeriğini kaydettiğini ve bu erişim
kayıtlarındaki bilgilerin değiştirilemeyeceğini ve silinemeyeceğini onaylayan bir rapor
yazılımının geliştirilmesi ya da temin edilmesi gerekmektedir. Bu rapor, yönetim ve idari
fonksiyonları kullanan sistem yöneticilerini de kapsayacak şekilde, bütün kullanıcıların
erişimlerini içermelidir (Aydın, 2010, s. 106).

Dijital varlıkların uzun süre korunması, arşiv depolama sistemlerinde bulunan
büyük miktardaki veri yığınlarının gerçekliğini yönetecek bir mekanizma gerektirir.
Arşivleme ortamları, gerçeklikle ilgili kısıtları düzenler ve alt yapıdan bağımsız çözümler
oluşturarak depolama sistem teknolojilerindeki dönüşümü yönetir. Büyük arşivlerde
gerçeklikle ilgili ihtiyaçlar data grid teknolojisini kullanılarak çözüme ulaştırılır. Data
gridler, depolama ortamlarından çıkarma işlemini sağlar, firma bağımlı ürünler arasında
veri taşıma işlemini mümkün kılar ve aynı zamanda arşivsel verinin gerçekliğini de temin
eder (Moore, 2004, s.101). Data gridler, firma bağımlı depolama arşivleri ile koruma
ortamları arasında ara birim özelliğinde yazılım alt yapısı sağlar.

E-belge bütünlüğünü sağlamak için, belge sayısallaştırma sisteminin; belgeyi
üreteni, ne zaman üretildiğini ve üretiminden itibaren değiştirilmediği bilgisini içermesi
ve bunu belgelemesi gerekmektedir. Belge sayısallaştırma sisteminde, delilsel bütünlük,
belge bütünlüğünü sağlayan bilgi elde edilerek arşivlenir. Bu sistem içinde, bütün bir
yaşam evresinde belge bütünlüğünü sağlamak, arşiv sisteminin sorumluluğundadır
(Public Records Office of Victoria, 2000, s. 2). Bu açıdan, belgenin bir faaliyet sonucunda
üretilmesi ve geçirdiği evrelerin kayıt altına alınması belgenin provenansı açısından göz
ardı edilmemesi gereken bir kuraldır (Özdemirci ve Yalçınkaya, 2009, s.8). Bu çerçevede
elektronik belgelerin, hem kullanıcı ve hem de sistem yöneticisi tarafından değişikliklere
karşı korunması gereklidir.

Belge içeriğinin cihaz düzgün çalışmadığında değişebilir olması, bir kurumdan
belgenin üretildiği bilgisayarın güvenli bir şekilde çalıştığını gösteren delillerin
istenmesini gerektirebilir. Bilgisayar çalışmasıyla ilgili herhangi bir arızanın bulunduğunu
gösteren kayıt defteri genelde yeterlidir. Elektronik belgedeki bir yanlış, bilgisayar
programındaki bir hatadan da kaynaklanabilir. Bir kurumdan programın testi ve
geliştirilmesiyle ilgili delilleri göstermesi istenebilir (Aydın, 2010, s. 108). Bu konuyla ilgili
bilirkişi, doğruluğu ve güvenirliliği belirlemek için genelde programları gözden geçirir.
Bir kurumdan, delil amaçlı olarak elektronik belgelerin yönetimi ve verinin işlenmesinde
kullanılan belirli bilgisayar program sürümlerini göstermesi istenebilir (CalRIM, 2002, s.
36). Bir programın farklı sürümlerinden eğer sadece biri kullanılır durumda ise sorun
yaşanmayabilmektedir. Ancak doğru sürümünün bulunmaması, elektronik belgelerin
güvenilirliği ve bütünlüğü konusunda ciddi soru işaretleri meydana getirebilmektedir.

Bütün belirtilen hususlar çerçevesinde, yasal süreçlerde elektronik belgelerin delil
olarak kabul edilebilmeleri için, gerçeklik, bütünlük ve orijinal formunda bulunma gibi
özelliklerin yukarıda belirtilen hususlar çerçevesinde sağlanması gerekmektedir.

Gerçeklik ve Bütünlüğü Korumada Sayısal İmza

EBYS, elektronik belge ile ilgili dijital imzayı doğrulayabilmelidir. Sistem, aynı zamanda
rastgele bir belge örneğinin dijital imzasının doğruluğunu denetleyebilme özelliğine
de sahip olmak zorundadır (Public Records Office of Victoria, 2000, s.5). Dijital imzayı
doğrulamadaki hatanın belgenin değiştirildiğinin ya da sahtesinin yapıldığının
göstergesi olabilmesi dolayısıyla, dijital imzayı doğrulamadaki herhangi bir hata
kaydedilmek ve anında yöneticinin dikkatine sunulmak zorundadır. Elektronik belge,
doğrulama hatalarında yöneticinin kabulünü de gerektirir. Eğer belge, erişim
performansını artırmak için arşiv dışında bir yerde kaydediliyorsa, hızlı bellekteki
belgenin değiştirilmediğini, arşivdeki kopyasıyla aynı olduğunu otomatik olarak
doğrulamaya imkân vermesi gereklidir (Aydın, 2010, s. 109).

Dijital imzaların koruma zinciri ya da veri bütünlüğü için uzun vadeli saklamalarda
sınırlı değere sahip olduğunun farkında olunması önemlidir. İmzanın değeri, geçerlilik
ile sınırlıdır. Geçerlilik zamanı, gizli anahtarın gizliliğinin ihlal edilmesi zamanı, imza
algoritmasının gizliliğinin ihlal edilmesi zamanı ve açık anahtar alt yapısının eskime
zamanına bağlı olarak sona erebilmektedir (Sproull ve Eisenberg, 2005, s. 62). Örneğin,
belgeler için dijital imza oluşturmak amacı ile kullanılan özel anahtar belirli bir zamanda
gizliliği ihlal edilmiş hale gelirse, o tarihten sonra özel anahtarla doğrulanmış belgeler
şüpheli olacaktır. Bir anahtarın gizliliğinin ihlal edilmesinin fark edilmesi aslında bu
olayın gerçekleştiği zamandan çok sonra olabilir. Gizlilik ihlali kriptonalitik bir saldırı
sonucunda da olabilir (Sproull ve Eisenberg, 2005, s. 62). Bu nedenle dijital imzalar yeni
iletilmiş verileri doğrulamak için en mükemmel yöntemdir.

Dijital imzalar, güvenli iletişim kanalı oluşturmak için diğer birçok kriptografik araçlar
ile birlikte kullanılabilir. SSL (Secure Socket Layer: Güvenli Soket Katman) Protokolü,
ilk olarak Netscape tarayıcısında uygulanmış; daha sonra IETF (Internet Engineering
Task Force-İnternet Mühendislik Görev Ekibi) tarafından standartlaştırılmıştır. Bugün
ise bütün web tarayıcılarında kullanılmaktadır. Bu da güvenli kanala bir örnektir.
TCP (Transmission Control Protocol- İletim Kontrol Protokolü) tarafından sağlanan
güvensiz kanalın üstünde güvenli bir kanal kurar. Bunu da delillerin değiş tokuşu
dijital imzaları kullanarak paylaşılan gizli anahtarların görüşmesi ve mesajların aslına
uygunluğunu kanıtlayan MAC kodlarının değiş tokuşu ile yapar (Sproull ve Eisenberg,

2005, s. 62). MAC'lar gerekli bir ortak ve gizli anahtar imzası mekanizmasıdır. SSL'lerin
uygulanmasında gözden kaçan bir önemli adım protokol raporlarıdır. Bunlar güvenlik
bağlantılarının diğer uçundadırlar. Aslına uygunluğun tamamlanması için, alıcının
tanımladığı durumun beklenen durum olduğunu görmek için raporu kontrol etmesi
gerekmektedir. Birçok mevcut web tarayıcı bu adımı atlamak ya da önemini azaltmak
için SSL kullanmaktadır, bunun sonucunda da güvenlik kanalının aslında hiç güvenli
olmadığı sonucuna varılabilir. Dolayısıyla belgenin bütünlüğü tehlikeye atılmış olur
(Aydın, 2010, s. 109).

Uzun dönem saklamada dijital imza teknolojisi kullanılarak, belge üretiminden
sonra yapılan herhangi bir değişikliğin tespit edilebilmesi sağlanır (Public Records
Office of Victoria, 2000, s. 2). Dijital teknolojinin olduğu yerde, diğer sistem kullanıcılar
tarafından, kişisel anahtarların bulunmamasını sağlamak için korumaya yönelik ciddi
tedbirler alınmalıdır. Buna ek olarak, sistemden üst veri sağlamaya ya da zaman ve tarih
damgası gibi uygulamalara dikkat edilmelidir. Bilgisayar sistem saatini değiştirerek,
sahte belge üretmek mümkün olmamalıdır.

Sonuç

Elektronik belgelerin arşivlenmesinde en önemli konu, belgenin gerçekliğini ve
bütünlüğünü tehlikeye sokmayacak bir sistemin oluşturulması ve devamlılığının
sağlanmasıdır. Teknolojide yaşanan hızlı değişim elektronik belgelerin gerçekliğini
ve bütünlüğünü korumaya yönelik çözümler sunmakla birlikte, tehditlere de sebep
olmaktadır. Bu açıdan sistem güvenliğinin süreklilik içinde sağlanması ve buna yönelik
çözümlerin takip edilmesi gerekmektedir. Ayrıca arşiv mekânının seçiminde elektronik
belgenin bütünlük ve gerçekliğini korumayı sağlayacak güvenlik unsurlarının ve uygun
nem ve sıcaklıkla ilgili konular göz önünde bulundurulmalıdır. Elektronik belgelerin
veri yapılarının bozulma olasılığı bulunmasından dolayı, arşivleme sisteminde hata
sezme ve düzeltme teknikleri kullanılmalı, böylece elektronik belgelerin bütünlüğü
korunmalıdır. Elektronik belgenin yaşam süresini ve gerçeklik ve bütünlüğünü etkileyen
en uygun depolama ortamı seçimi, performans, depolama kapasitesi ve güvenirlilik
kriterleri çerçevesinde yapılmalı, uzun dönem arşivleme açısından manyetik bantlar
tercih edilmeli ve zaman içinde gerekli taşıma işlemleri gerçekleştirilmelidir. Elektronik
belgelerin uzun dönem erişilebilir olmalarını sağlamak için dijital koruma tekniklerine
mutlaka ihtiyaç duyulmaktadır. Bu çerçevede en yaygın yaklaşım olan taşıma ve
dönüştürme tekniklerinin birleştirilmesiyle ortaya çıkan tekniğin kullanılması gereklidir.
Bu noktada en önemli husus elektronik belgelerin gerçekliğinin ve bütünlüğünün
korunmasıdır. Ancak uygun dijital koruma teknikleri kullanıldığında da belgenin
bütünlüğünün tehlikeye girmesi muhtemeldir. Bu noktada taşıma ya da dönüştürme
işleminden sonra elektronik belgenin yeniden imzalanmasına ya da taşıma işleminin
başarıyla gerçekleştirildiğine dair bağımsız belgelendirmelerin yapılması bir çözüm
önerisi olarak sunulmaktadır. Tabi ki gerçeklik ve bütünlük açısından en önemli husus
dijital imzadır. Bu açıdan sayısal imzanın orijinal veri akışının ve doğrulama zincirinin
korunması önemli bir zorunluluktur. Doğrulama zinciri, uzun dönem arşivlemede
imzanın geçerliliğini sağlayan unsurları kapsamaktadır. Dijital arşivin içinde bir sertifika
arşivi de kurulması gereklidir. Bu sertifika arşivi çok iyi korunmalıdır. Böylece sertifikalar
değiştirilemeyecek ya da sertifikaya herhangi bir ekleme yapılamayacaktır. Sertifikanın
geçerlilik tarihi sona ermesi ya da iptal edilmesi durumunda, sertifikanın durumuyla
ilgili bilginin de saklanması önemlidir. Zaman damgasının arşivlenmesi, belgelerin
dijital sertifika geçerlilik süresi bitmeden ya da iptal edilmeden önce özel bir anahtarla
imzalandığının gösterilmesi açısından önemlidir.

Sonuç olarak oluşturulan elektronik belge yönetim sisteminin arşivleme
fonksiyonunun sürdürebilirlik bakış açısıyla yönetilmesi gerekmektedir. Arşivleme
sistemine yönelik yapılacak bütün çalışmaların elektronik belgelerin gerçekliğini ve
bütünlüğünü korumayı amaçlaması önemli bir zorunluluktur.

Kaynakça

Aydın, C. (2003). Bilgi teknolojilerindeki gelişmeler ışığında arşivcinin değişen rolü. Yayımlanmamış
yüksek lisans tezi, Marmara Üniversitesi, İstanbul.

Aydın, C. (2010). Elektronik belgelerin arşivlenmesi ve erişim. Yayımlanmamış doktora tezi, Ankara
Üniversitesi, Ankara.

Bearman, D. (1999). Reality and chimeras in the preservation of electronic records. D-Lib Magazine,
5(4). 25 Ocak 2010 tarihinde http://www.dlib.org/dlib/april99/bearman/04bearman.html
adresinden erişildi.

California Records and Information Management. (2002). Electronic records management
handbook: State of California Records Management Program. 20 Ağustos 2010 tarihinde http://
www.documents.dgs.ca.gov/osp/recs/ERMHbkall.pdf adresinden erişildi.

Çölkesen, R. ve Örencik, B. (2008). Bilgisayar haberleşmesi ve ağ teknolojileri. İstanbul: Papatya
Yayıncılık.

Dickman, J. C. (2002). Information preservation: Changing role. Information Management Journal,
36(5), 54-59.

Dollar, C. M. (1999). Selecting storage media for long-term access to digital records. Information
Management Journal, 33(3), 36-43.

Duranti, L. (2001). The impact of digital technology on archival science. Archival Science, 1(1), 39-55.
Hollier, A. (2001). The archivist in the electronic age. HEP Libraries Webzine. 23 Ağustos 2010
tarihinde http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/4251/1/archivist_in_the_electronic_age.
pdf adresinden erişildi.

İmamoğlu, F. (2008). Sistem ve ağ temelleri. İstanbul: Bilge Adam Yayınları

Kandur, H. (1999a). Management of electronic records: Educating archivist and records managers.

Arşiv Araştırmaları Dergisi, 7(1), 35-45.

Kandur, H. (1999b). Elektronik arşivler ve arşivcilik mesleğinin geleceği. M. Akbulut ve F. Subaşıoğlu
(Hazl.). Bilgi Çağı, Bilgi Merkezler ve Bilgi Teknolojileri" Sempozyumu 7-8 Mayıs 7997: Bildiriler
içinde (ss.15-21). Ankara: Ankara Üniversitesi.

Kurnaz, S. (2008). Veri yapıları ve algoritma temelleri. İstanbul: Papatya Yayıncılık.

Menkus, B. (1996). Defining electronic records. Records Management Quarterly, SO, 1-6.

Minnesota Historical Society. (2004). Electronic records management guidelines. 15 Temmuz 2010
tarihinde http://www.mnhs.org/preserve/records/electronicrecords/erguidelinestoc.html
adresinden erişildi.

Moore, R. (2004). Preservation enviroments. NASA Goddard Conference, April. 17 Ocak 2011
tarihinde http://www.sdsc.edu/NARA/Publications/Interop-archive.ppt adresinden erişildi.

A National Electronic Commerce Coordinating Council E-Sign Policy Workgroup. (2001). Electronic
records management guidelines for State Government: Ensuring the security, authenticity,
ıntegrity, and accessibility of electronic records. 15 Ocak 2010 tarihinde http://www.dir.state.
tx.us/standards/NEC3-Records_Mgmt_ED.pdf adresinden erişildi.

North Dakota Information Technology Department (2011). Electronic records management
guidelines. 11 Mart 2011 tarihinde http://www.nd.gov/itd/standards/records-management/
electronic-records-management-guidelines adresinden erişildi.

Oatway, D. (2004). Electronic records in long-term care. Nursing Homes, 5S(9), 84-89.

Özdemirci, F. ve Yalçınkaya, B. (2009, Ekim). Belge yönetiminde değişim süreci: e-belgelere çok
yönlü yaklaşım. 8. Ulusal Büro Yönetimi ve Sekreterlik Kongresinde sunulan bildiri. 10 Ocak
2011 tarihinde http://beyas.ankara.edu.tr/dosyalar/Yararli_dokumanlar/8_buro_yon_sem.
pdf adresinden erişildi.

Public Records Office ofVictoria. (2000). System requirement for archiving electronic records. 14 Ekim
2008 tarihinde http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/ver1/99-7-1.pdf adresinden erişildi.

Rhodes, S. B. (1991). Archival and records management automation. Records Management
Quarterly, 25(1), 12-43.

Saraçoğlu, T. (2006). Veri depolama ağları ve yeni gelişen teknolojiler. İntransa, 16 Mayıs 2010
tarihinde http://www.if.com.tr/pages/tr/yayinlar.htm adresinden erişildi.

Shamir, H. A. (1996). New technologies for records management. Records Management Quarterly,
S0(S), 9-14.

Shepherd, E. (1994). Managing electronic records. Records Management Journal, 4(1), 39-49.

Sitts, M. K. Yay. Haz.). (2000). Handbook for digital projects: A management tool for preservation and
access. Northeast: Northeast Document Conservation Center.

Sproull, R. F. ve Eisenberg, J. Yay. Haz.). (2005). Building an electronic records archive at the national
archives and records administration: Recomendation for a long-term strategy. Washington DC:
National Academies Press.

Stamatiadis, D. (2005). Digital archiving in the pharmaceutical industry. Information Management
Journal, S9(4), 54-59.

State of North Dakota. (1998). Electronic records management guidelines. 23 Eylül 2008 tarihinde
http://www.nd.gov/itd/records/erguide.pdf adresinden erişildi.

127

1

Bu çalışma Cengiz Aydın'ın "Elektronik Belgelerin Arşivlenmesi ve Erişim" (2010) başlıklı doktora tezine
dayanmaktadır.

2

Kültür ve Tanıtma Ataşesi; Türkiye Cumhuriyeti Saraybosna Büyükelçiliği, Bosna-Hersek. (aydincen@hotmail.com)

3

Doç.Dr.; Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü, Ankara.
(ozdemirci@ankara.edu.tr)